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Organizar e gerenciar uma reunião importante e/ou uma reunião com um público grande

Problema

  • A reunião terá muita visibilidade em minha organização.
  • Existe muita pressão para que o evento seja perfeito, especialmente porque vários executivos da diretoria irão se apresentar.
  • Como equipe, não estamos à vontade para organizar nosso próprio evento, especialmente porque precisamos nos concentrar em desenvolver a mensagem e o conteúdo do evento.
  • Existem participantes internacionais que podem precisar de assistência local.
  • Nossa preocupação é que os participantes se concentrem no conteúdo da reunião.
  • O departamento de TI se preocupa com a sobrecarga dos limites de largura de banda da rede.

Solução

  • Gerenciamento completo de projeto do início ao fim para realização de seu evento, com um registro comprovado de fornecimento de eventos virtuais otimizados para comunicações empresariais críticas - aproximadamente 100 eventos a cada dia útil em todo o mundo.  A escala e o tipo de evento são determinados pelo o que você deseja conquistar e o que é necessário para fazer de seu evento um sucesso.… 
  • Seja em um evento de áudio (chamada de conferência com operador), webinar ou videoconferência, o gerente de projeto da Arkadin examinará em detalhes todos os serviços e a logística do evento. Isso inclui a escolha de uma plataforma apropriada de um de nossos importantes parceiros de tecnologia de eventos e o provisionamento de engenheiros de som e equipes de vídeo no local a operadores de chamadas de conferência e marcas de eventos. Ele também pode organizar um ensaio para verificar os aspectos técnicos, no caso de um evento complexo, ou para você ou os palestrantes receberem treinamento prático na tecnologia.  A equipe da Arkadin gerenciará o evento no dia e garantirá que qualquer conteúdo usado seja entregue no momento certo.  
  • O envolvimento dos participantes pode ser estimulado usando-se pesquisas ou votações.  Dependendo do tipo de evento usado, os participantes também podem ser solicitados a comentar conteúdos ou ideias.  A Arkadin também pode fornecer uma sessão de perguntas e respostas com moderador por meio de chat on-line ou com áudio, usando controles para garantir que a sessão flua sem problemas.
  • Acesso internacional on-line ou por números de discagem local, com suporte local para os participantes do evento.
  • Implementação de tecnologias de otimização de largura de banda de rede, como peer-to-peer, unicasting e multicasting.

Benefícios

  • A Arkadin elimina a pressão para que você possa se concentrar no conteúdo, em vez de na logística do evento.
  • Você tem a garantia de oferecer uma reunião profissional que pode ser facilmente acessada por todos os participantes
  • Meça o sucesso de seu evento com análises e relatórios pós-evento. Os dados podem incluir listas de participantes e, dependendo das opções selecionadas, informações sobre o envolvimento dos participantes e resultados de pesquisas e votações.
  • Você pode ampliar a vida útil do evento com serviços opcionais de arquivamento e uso sob demanda.

Ação

Para saber como o Arkadin Event pode ajudar você a fornecer a sua próxima reunião de alto nível, entre em contato.

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Estudo de caso

"Nosso objetivo original", lembra o sr. Wataru Mitsumori, do suporte de TI da Nestlé Japan, "era permitir que os executivos globais que visitavam o Japão transmitissem sua mensagem diretamente ao pessoal mais importante em nossos locais de todo o mundo. Precisávamos de uma maneira progressiva de reduzir os custos sem sacrificar a natureza de tempo real da comunicação." Para tornar esse projeto de conferência remota ainda mais significativo, o Sr. Mitsumori decidiu usá-lo como uma demonstração interna da funcionalidade do iPad. Antes do fórum, a equipe de eventos da Arkadin estudou o local, verificou a acústica e testou cuidadosamente a qualidade do vídeo e áudio para garantir que atendessem a todos os requisitos do cliente. A Arkadin escolheu usar a audioconferência do ArkadinAnytime e o Cisco WebEx porque ele oferecia um aplicativo para iPad com compartilhamento de apresentações de qualidade profissional, além da videoconferência totalmente integrada exigida pela Nestlé Japan.
O suporte fornecido pela Arkadin realmente foi atencioso e muito apreciado. Eles entenderam nossas necessidades e sugeriram uma solução muito adequada. Antes de prosseguir, eles também avaliaram o que poderia ou não ser feito, de acordo com nosso orçamento. Os palestrantes na sessão de perguntas e respostas iriam falar em inglês, e por isso a Arkadin conversou conosco sobre como o áudio e a interpretação seriam estruturados. Eles entendiam muito bem o que era necessário para garantir que as palavras dos palestrantes fossem transmitidas em japonês para os participantes de nossos locais no país.
Wataru Mitsumori, suporte de TI, Nestlé Japan Ltd